Capitolo 8: Database

Come già accennato Excel 97 può anche essere usato come Database.

Un database è uno strumento utilizzato per immagazzinare, organizzare e recuperare le informazioni. Per esempio, se vogliamo salvare i nomi e gli indirizzi delle persone sul nostro elenco delle cartoline da spedire, possiamo creare un database per immagazzinare le informazioni relative a quelle persone: il nome, il cognome, la via, il numero civico e così via. Ogni informazione viene immessa in un campo separato (cella) dell’elenco. I campi relativi a ogni persona costituiscono un record. In Excel, una cella corrisponde a un campo, mentre una riga di campo costituisce un record. I titoli di colonna nell’elenco vengono chiamati nomi di campo del database.

Excel ha semplificato le operazioni sui database trattandoli come semplici elenchi di dati. Immettere le informazioni di database esattamente come immettiamo i dati in un foglio di lavoro. Quando selezioniamo un comando dal menu Dati, Excel riconosce l’elenco come database.

Quando immettiamo le informazioni nel nostro database, dobbiamo osservare una serie di regole:

·         Nome di campo: dobbiamo immettere i nomi di campo nella prima riga del database; per esempio, digitiamo Nome per il nome e Cognome per il cognome. NON inserire mai nessuna riga fra la riga dei nomi di campo e il primo record.

·         Record: ogni record deve trovarsi in una riga separata, senza righe vuote fra i record. Le celle in una data colonna devono contenere informazioni dello stesso tipo. Per esempio se abbiamo una colonna CODICE CAP, tutte le celle di quella colonna devono contenere un codice CAP.

Prima di creare un database, facciamoci queste domande:

·         Quali campi costituiscono un record individuale? Se vogliamo creare il database per sostituire un modulo già esistente (una scheda, un foglio di informazioni o un elenco di indirizzi), utilizziamo questo modulo per determinare quali campi ci occorrono.

·         Qual è il campo più consultato del database? (Questo campo dovrà essere collocato nella prima colonna).

·         Qual è l’elemento più lungo nella colonna? (Utilizziamo questa informazione per impostare la larghezza delle colonne. In alternativa, possiamo utilizzare il comando Formato colonna, Adatta affinché Excel adatti la larghezza delle colonne).

Per creare un database, immettiamo i dati nelle celle così come immettiamo i dati nei fogli di lavoro. Quando immettiamo i dati, consideriamo queste linee guida:

·         Immettere i nomi di campo nella riga superiore del database.

·         Digitiamo ogni elemento di campo in una singola riga per creare un record. (Possiamo lasciare un campo vuoto, ma in seguito potreste avere difficoltà riguardo all’ordine del database). NON lasciare nessuna riga vuota fra i nomi di campo e i record o fra i record. Se vogliamo immettere i numeri civici all’inizio del campo, per esempio, 20 via Roma, facciamo precedere l’elemento da un apostrofo, così che Excel interpreti l’elemento come testo e non come valore. Se vogliamo immettere, per esempio, Hotel Savoia Suite 100, non dovremo aggiungere l’apostrofo, poiché l’elemento inizia con il testo.

·         Teniamo i record su un solo foglio di lavoro. Non possiamo avere un database distribuito su più fogli di lavoro.

Il Modulo dati è come la scheda di un archivio; esiste un modulo per ogni record del database. Può essere più semplice spostarsi tra i dati utilizzando queste “schede” anche per modificare quindi gli elementi, piuttosto che modificare gli elementi come dati nel foglio di lavoro. Per visualizzare un modulo, non dobbiamo selezionare un record del nostro database; apriamo invece il menu Dati e selezioniamo Modulo. Vedremo un modulo che contiene il primo record del database.

Per spostarci da un modulo a quello precedente o successivo, utilizziamo la barra di scorrimento. Per modificare un elemento di un record, spostarsi con il tabulatore sulla casella di testo che contiene l’elemento e digitiamo la nostra correzione. Premiamo quindi OK. Facciamo clic sul pulsante Chiudi quando avremo terminato di utilizzare il modulo. Quando abbiamo terminato di lavorare con il modulo, facciamo clic sul pulsante Chiudi.

Per trovare i record in un database, dobbiamo specificare il criterio individuale (l’informazione specifica o il gruppo di informazioni che vogliamo trovare). Possiamo cercare qualcosa di specifico, come per esempio il testo rosso all’interno del modulo, o un criterio che deve essere calcolato, come per esempio tutti i record che contengono importi di vendita inferiori a L. 1.000. La tabella seguente mostra gli operatori che possiamo utilizzare per il confronto.

Operatore                                       Descrizione     

=                                                       Uguale a

>                                                       Maggiore di      

<                                                       Minore di

>=                                                    Maggiore o uguale a    

<=                                                    Minore o uguale a       

<>                                                    Diverso da       

Se vogliamo cercare i record che contengono gli importi di vendita superiori a L. 1.000, immetterete >1000 nel campo Vendite nel modulo del criterio.

Possiamo anche utilizzare i caratteri jolly (i caratteri utilizzati per rappresentare le informazioni che non ricordate o non conoscete o le informazioni comuni a molti record) quando specificate il criterio:

? : Rappresenta un singolo carattere

* : Rappresenta i caratteri multipli

Per esempio, nel campo Nome, digitiamo M per trovare le persone il cui nome inizia per M. Per trovare le persone con un codice postale di tre cifre, in cui le ultime due cifre siano 10, digitiamo ?10.  Per trovare record individuali in un database:

1.      Richiamiamo il menu Dati e selezioniamo Modulo. Apparirà la finestra di dialogo che chiamiamo modulo.

2.      Facciamo clic sul pulsante Criteri; il modulo apparirà con i campi vuoti in cui inserire i criteri.

3.      Digitiamo il criterio che vogliamo utilizzare nei campi appropriati. Utilizziamo solo i campi in cui vogliamo eseguire la ricerca. Per esempio, se vogliamo trovare tutti i milanesi il cui cognome inizia per M, digitiamo Milano nel campo città e M nel campo cognome e poi lasciate gli altri campi vuoti. Excel trova solo i valori reali.

4.      Selezioniamo Trova succ. o Trova prec. per cercare in tutto l’elenco dei record quei record che si combinano con il nostro criterio di ricerca.

5.      Quando avremo terminato di rivisualizzare i record, selezioniamo Chiudi.

I dati di un database possono essere ordinati

Per ordinare un database, decidere il campo in base al quale vogliamo compiere l’ordinamento. Per esempio, un database di indirizzi può essere ordinato per Nome o per Città (o per Nome in Città in Stato). Ognuno di questi campi costituisce una chiave.

Possiamo utilizzare un massimo di tre chiavi. La prima chiave nell’esempio sopra citato è Stato, seguito da Città e da Nome. Tutti i nomi vengono così ordinati per stato; in uno stato, vengono ordinati per città; in ogni città vengono ordinati alfabeticamente per nome. Possiamo ordinare il nostro database secondo un ordine crescente o decrescente.

Per ordinare un database:

1. Selezioniamo l’area che deve essere ordinata. Per ordinare l’intero elenco di dati, selezioniamo una qualsiasi cella dell’elenco.

2. Richiamiamo il menu Dati e selezioniamo Ordina. Apparirà la finestra di dialogo Ordina.

3. Utilizziamo l’elenco a discesa Ordina per selezionare il primo campo da cui vogliamo iniziare a ordinare e facciamo clic su Crescen­te o Decrescente per specificare un ordine.

4.      Per ordinare gli altri campi, ripetere il punto 3 per il primo e il secondo elenco a discesa Quindi per.

5.      Facciamo clic su OK o premiamo INVIO.

Excel 97 offre una funzione chiamata Filtro automatico che ci permette di visualizzare facilmente solo un gruppo selezionato di record del nostro database. Per esempio, possiamo visualizzare solo i record che riguardano le persone che vivono a Milano. Ecco come utilizzare il Filtro automatico.

1. Selezioniamo l’intero database, compresa la riga che abbiamo utilizzato come intestazione.

2. Apriamo il menu Dati, selezioniamo Filtro e poi Filtro automatico. Excel visualizza dei pulsanti freccia di elenco a discesa all’interno di ogni cella in cima al nostro database.

3. Facciamo clic sul pulsante dell’elenco a discesa per il campo che vogliamo utilizzare come filtro d’elenco. Per esempio, se vogliamo visualizzare i record relativi alle persone che vivono a Milano, facciamo clic sul pulsante nella cella Città. Apparirà un elenco a discesa. Questo elenco contiene tutti gli elementi della colonna.

4.      Selezioniamo l’elemento che vogliamo utilizzare per restringere il nostro elenco. Possiamo utilizzare i tasti freccia per scorrere l’elen­co o possiamo digitare il primo carattere nel nome dell’elemento per spostarci velocemente su di esso. Premiamo INVIO o facciamo clic sull’elemento con il mouse. Excel filtra l’elenco in modo tale che appaiano solo i record relativi alle divisione FAX.

L’opzione Personalizza nell’elenco Filtro automatico ci permette di applicare due valori di criterio all’interno della colonna attuale, o di utilizzare operatori di confronto diversi da E. Per utilizzare l’opzione Personalizza, facciamo clic sui pulsanti di elenco a discesa per il campo che vogliamo utilizzare come filtro e selezioniamo Personalizza. Excel visualizza la finestra di dialogo Personalizza filtro automatico. Immettete le nostre preferenze e selezioniamo OK per filtrare i nostri dati.