Capitolo 4: La formattazione

Excel dispone di una serie di funzioni di formattazione che ci consentono di migliorare la leggibilità e l’aspetto dei documenti. Tali funzioni vanno dalla modifica della dimensione delle righe e delle colonne, alla modifica del testo, all’applicazione dei vari formati numerici.

Formati automatici

Sono disponibili 16 formati automatici che è possibile applicare ai documenti.

Per far ciò, dopo aver selezionato la zona da formattare, apriamo la finestra Formattazione automatica dal menù Formato, quindi scorriamo fra i modelli a disposizione (dei quali possiamo vedere un’anteprima nella finestrella Esempio) e scegliamo quello che più si adatta alle nostre esigenze. Se lo desideriamo possiamo modificare i modelli predeterminati scegliendo di rendere attiva la formattazione solo per alcuni elementi, basta cliccare sul pulsante Opzioni e si aggiungerà un pezzo in più alla finestra dal quale possiamo decidere se applicare la formattazione ai seguenti argomenti: numero; carattere; allineamento; bordo; motivi; larghezza e altezza.

Copiare formati

Dopo aver formattato una cella o una certa area di celle possiamo riutilizzare le stesse impostazioni più volte senza doverle ridefinire.

Se vogliamo copiare il formato di una cella sola la selezioniamo e clicchiamo sul pulsante Copia formato che si trova nella barra di formattazione Standard, quindi selezioniamo l’area che dovrà ereditare quelle caratteristiche e rilasciamo il pulsante del mouse.

Se desideriamo ricopiare il formato creato per un’intera area, basterà selezionarla, cliccare sul pulsante Copia formato e fare un clic sulla cella che si vuole sia la prima in alto a sinistra della nuova area.

Formattazione tramite la finestra Formato celle

La finestra Formato celle è composta di alcune schede che consentono ogni genere di formattazione sulla cella ed il suo contenuto.

Da questa scheda è possibile assegnare un formato particolare ai dati numerici:

·Generale: è il formato di default per i dati numerici e non corrisponde ad un formato particolare;

·Numero: consente la visualizzazione generale dei numeri e di specificare il numero di cifre decimali, nonché il tipo di visualizzazione per i numeri negativi;

·Valuta: mette a disposizione una vasta gamma di simboli per la visualizzazione di formati valutari generici;

·Contabilità: allinea i simboli di valuta a sinistra e gli importi a destra;

·Data: consente di scegliere un particolare formato da assegnare alle date;

·Ora: permette di dare un certo formato ai dati di tipo "time";

·Percentuale: moltiplica il valore della cella per 100 e inserisce il simbolo di percentuale;

·Frazione: specifica il formato da assegnare alle frazioni;

·Scientifico: visualizza il numero in notazione scientifica (es: 1.000.000 è 1,E+06);

·Testo: valuta i dati della cella come testo;

·Speciale: permette di considerare il numero inserito come facente parte di un tipo particolare (C.A.P., Codice Fiscale, Numero telefonico, Codice Previdenza Sociale);

·Personalizzato: permette di dare particolari formati fra quelli elencati dove il cancelletto (#) indica i numeri che vengono immessi.

Da questa scheda possiamo scegliere il tipo di allineamento, l’orientamento ed effettuare alcuni controlli sul testo.

E’ possibile allineare il testo nella cella sia orizzontalmente che verticalmente.

Nel primo caso possiamo scegliere una delle seguenti modalità:

·Standard: mantiene le impostazioni del tipo di dati che vengono inseriti;

·Sinistro: porta il contenuto della cella, di qualsiasi natura sia, a sinistra ed è possibile applicarvi un rientro;

·Al centro: centra i dati rispetto alla cella;

·A destra: dispone i dati sulla destra della cella;

·Riempi: ripete il contenuto della cella tante volte fino a riempire lo spazio disponibile;

·Giustifica: dispone, nelle celle dove vi sia del testo portato accapo, che le righe inizino all’estrema sinistra e si concludano all’estrema destra, allargando la dimensione degli spazi divisori delle parole;

·Centra nelle colonne: centra il testo rispetto ad un certo numero di colonne;

L’allineamento verticale consente quattro scelte:

·In alto: posiziona i dati superiormente nella cella

·In basso: posiziona i dati inferiormente nella cella

·Al centro: posiziona i dati centralmente nella cella

·Giustifica: nel caso del ritorno a capo o quando gli elementi sono orientati verticalmente, consente sempre di occupare pienamente lo spazio della cella allargando la distanza fra le righe o le parole.

Abilitando le caselline del Controllo testo è possibile ottenere il ritorno a capo del testo, adattarlo riducendone le dimensioni in base alla larghezza della cella, unire più celle (precedentemente selezionate) facendole diventare un sola.

Grazie alle funzioni di orientamento siamo in grado di scrivere verticalmente o in diagonale assegnando un valore in gradi di rotazione al testo.

Scheda Carattere

Consente di definire le formattazioni di carattere già viste in Word: dimensione, stile, tipo di carattere, sottolineatura, colore e gli effetti barrato, apice e pendice.

Questo tipo di formattazione può essere applicata all’intero contenuto delle celle o a parte di esse facendo doppio clic sulla cella e selezionando la porzione di testo .

Tramite questa scheda possiamo assegnare una bordatura esterna o interna alle celle selezionate.

Tale bordatura può essere totale o solo parziale (solo in alcuni lati).

Possiamo anche attribuire alle celle colorazioni e bordature miste: ad esempio possiamo dare un doppio bordo colorato all’esterno e una bordatura nera semplice all’interno allo scopo di far meglio risaltare la tabella rispetto al resto del foglio di lavoro.

Per assegnare quindi il nostro bordo possiamo cliccare sui pulsanti della sezione Predefinito o sceglierne solo alcune parti dalla sezione Personalizzato cliccando sugli appositi tasti o nell’anteprima sul punto d’inserimento.

Scheda Motivo

Permette di attribuire un colore o un motivo particolare alle celle, ottenendo così di differenziare maggiormente alcune parti del foglio di lavoro da altre.

Una maniera veloce ed immediata per formattare il contenuto delle celle consiste nell’utilizzo della Barra degli strumenti di Formattazione. In questa barra troviamo una serie di pulsanti che ci consentono di:

·fissare il tipo e la dimensione dei caratteri;

·attribuire gli effetti di grassetto, corsivo e sottolineato;

·allineare orizzontalmente;

·allineare centralmente il contenuto di una cella su più colonne (col tasto Unisci e centra);

·assegnare ai numeri lo stile valuta predefinito, lo stile percentuale, il punto separatore e aggiungere o togliere cifre;

·aumentare o diminuire il rientro del contenuto delle celle;

·assegnare dei bordi semplici;

·colorare l’interno delle celle;

·dare un colore ai caratteri.

Formattazione di righe e colonne

Larghezza delle colonne

Per modificare la larghezza delle colonne bisogna selezionarle e posizionarsi su una delle linee di separazione poste nell’intestazione di colonna. Non appena il puntatore assume la forma di una linea tagliata da una freccia bidirezionale facciamo clic e col mouse trasciniamo verso destra per allargare o verso sinistra per stringere; rilasciando il mouse avremo il risultato di aver rimodellato la dimensione delle colonne selezionate rendendole tutte uguali.

Se intendiamo ridimensionare una sola colonna non sarà necessario selezionarla: basta posizionare il cursore nei pressi della linea di separazione alla sua destra, posta nell’intestazione di colonna, cliccare e trascinare nella direzione desiderata.

Se lo desideriamo possiamo anche assegnare una dimensione esatta alle colonne: è sufficiente, dopo averle selezionate, aprire la finestra Larghezza colonne (Fig. 15) dal menù Formato, scegliendo le voci Colonna – Larghezza, e inserire il valore da assegnare.

Se infine vogliamo adattare la larghezza delle colonne al loro contenuto possiamo scegliere il comando Adatta dal menù Formato, scegliendo la voce Colonna.

Altezza delle righe

Per variare l’altezza delle righe procediamo in modo analogo a quanto visto per le colonne: selezioniamo quelle da modificare, ci posizioniamo in una delle linee di separazione poste nell’intestazione di riga e trasciniamo verso il basso o verso l’alto rispettivamente per aumentare o diminuirne la dimensione.

Possiamo attribuire un’altezza esatta aprendo la finestra Larghezza righe (Fig. 16) dal menù Formato, scegliendo le voci Riga – Altezza, e inserendo il valore desiderato.

Se vogliamo ridimensionare l’altezza della riga in base al suo contenuto, dal menù Formato, scegliendo la voce Riga e diamo il comando Adatta.

Nascondere righe e colonne

Può rendersi utile la possibilità di nascondere delle righe o colonne che non vogliamo cadano sotto occhi indiscreti; a tal fine disponiamo del comando Nascondi sia per la voce Riga che per quella Colonna del menù Formato che possiamo applicare dopo aver selezionato l’oggetto in questione.

Per far riapparire l’oggetto nascosto, selezioniamo l’intervallo di righe o colonne che lo conteneva e diamo il comando Scopri dalla rispettiva voce del menù Formato.

Ordinare i dati

Excel consente di ordinare i dati nei fogli di lavoro con molta facilità.

Non vi è bisogno di prestare attenzione alla sequenza con cui si inseriscono i dati se questi devono essere in ordine alfabetico o di date o numerico; dopo averli inseriti è infatti possibile sistemarli in ordine crescente o decrescente.

Se vogliamo ordinare solo una colonna, la selezioniamo e clicchiamo sul tasto Ordinamento crescente o quello Ordinamento decrescente, della barra degli strumenti Standard, a seconda di quale sia il nostro scopo; immediatamente la colonna assumerà l’ordine indicatole che per il testo è dalla A alla Z o viceversa, per i numeri dal più piccolo al più grande o viceversa, per le date dalla più lontana alla più recente o viceversa.

Se il nostro ordine si deve riferire ad una colonna che non è la prima e non vogliamo dividere i dati contenuti in una riga possiamo utilizzare la finestra Ordina del menù Dati. Qui possiamo scegliere quale delle colonne usare per l’ordinamento e se deve essere crescente o decrescente, in più possiamo indicare altre due colonne sulle quali effettuare un ordine in caso di dati uguali in alcune celle.

LA FORMATTAZIONE DEI VALORI

I valori numerici sono qualcosa di più di semplici numeri Rappresen­tano un valore in lire, una percentuale o altri valori. Possiamo selezionare i tipo di formato che appare come valore reale nella finestra di dialogo Formato celle. 

La barra degli strumenti Formattazione (posta sotto la barra degli strumenti Standard) contiene molti pulsanti per la selezione dei formati numerici, compresi i seguenti:

Stile valuta       Stile percentuale  Stile separatore  Aumenta decimali  Diminuisci decimali

Selezioniamo la cella e facciamo clic su uno degli strumenti di formattazione. Possiamo modificare il formato numerico di una cella anche utiliz­zando il menu di scelta rapida; selezioniamo la cella, facciamo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella per visualizzare il menu di scelta rapida e selezioniamo Formato celle.

Allineare un testo nelle celle

Quando immettiamo una serie di dati in un foglio di lavoro di Excel 97, questi vengono allineati automaticamente. Il testo viene allineato a sinistra, mentre i numeri vengono allineati a destra. Il testo e i numeri vengono visualizzati inizialmente in fondo alla cella.

Per modificare l’allineamento:

1.  Selezioniamo la cella o l’intervallo di celle che vogliamo allineare.

Se vogliamo centrare un titolo lungo un intero intervallo di celle, selezioniamo l’intero intervallo di celle vuote in cui vogliamo centrare il testo comprendendo la cella che contiene il testo che vogliamo centrare.

2.  Richiamiamo il menu Formato e selezioniamo Celle o premiamo CTRL+1. Apparirà la finestra di dialogo Formato celle.

3.  Facciamo clic sulla scheda Allineamento. Le opzioni di allineamen­to vengono evidenziate, come mostrato nella Figura 37

4.  Selezioniamo una delle seguenti opzioni o gruppi di opzioni per impostare l’allineamento:

Orizzontale ci permette di specificare un allineamento a sini­stra/a destra nelle celle. (La selezione Centra nella selezione ci permette di centrare un titolo o un altro testo all’interno di un intervallo di celle).

Verticale ci permette di specificare come vogliamo allineare un testo rispettivamente alla parte superiore e inferiore delle celle.

Orientamento ci permette di spostare il testo su un fianco o di stamparlo dall’alto verso il basso (invece che da sinistra verso

Testo a capo ci permette di mantenere righe di testo lunghe all’interno di una cella senza modificare l’ampiezza della cella. (Di solito Excel visualizza tutto il testo di una cella in un’unica riga).

Riduce e adatta restringe il testo in modo che si adatti la larghezza attuale della cella. Se la larghezza della cella è stata modificata, le dimensioni del testo aumentano o diminuiscono di conseguenza.

Unione celle combina più celle in una singola cella.

Modificare l’aspetto del testo

Quando digitiamo un testo o una serie di numeri, Excel li immette con un carattere Arial, che non è particolarmente fantasioso. Possiamo modificare i seguenti attributi di testo per migliorarne l’aspetto o per evidenziarlo rispetto ad un altro testo.

                                           Carattere                         Per esempio, Algerian, Desdemona e Wide Latin.

Stile del carattere             Per esempio, Grassetto, Corsivo, Sottolineato o Barrato. Per esempio 10 punti, 12 punti e 20 punti. (Più alto è il          numero dei punti, più grande appare il testo. Ci sono circa 72 punti per pollice).

Colore                              Per esempio, Rosso, Magenta e Ciano.

Possiamo modificare l’aspetto del nostro testo utilizzando la finestra di dialogo Formato celle o utilizzando i pulsanti Carattere nella barra degli strumenti Formattazione. Per utilizzare la finestra di dialogo Formato celle, seguire questo procedimento:

1.      Selezioniamo la cella o l’intervallo di celle che contengono il testo che vogliamo formattare.

2.      Apriamo il menu Formato e selezioniamo Celle o premiamo CTRL+1. (Possiamo anche fare clic-destro sulle celle selezioniamo e selezionare Formato celle dal menu di scelta rapida).

3.      Facciamo clic sulla scheda Carattere. Le opzioni Carattere vengono evidenziate.

4.      Immettiamo le preferenze di carattere selezionandole dagli elenchi.

5.      Facciamo clic su OK o premiamo INVIO.

Un modo più veloce per immettere e modifiche ai caratteri è quello di utilizzare i pulsanti e gli elenchi a discesa nella barra degli strumenti Formattazione.

Mentre lavoriamo con il nostro foglio di lavoro sullo schermo, possiamo identificare ogni cella dalla griglia che la circonda. Quando stampiamo, queste griglie possono apparire sbiadite. Per avere uno stampato in cui le griglie siano ben definite, possiamo applicare i bordi alle celle o agli intervalli di celle selezionati. Possiamo fare questa operazione manualmente oppure utilizzare la funzione Formattazione automatica che ci offre Excel.  La Formattazione automatica ci offre 16 formati di tabella predefiniti che possiamo applicare ai nostri fogli di lavoro.

Per utilizzare i formati predefiniti, seguiamo questo procedimento:

1.      Selezioniamo i fogli di lavoro e le celle che contengono i dati che vogliamo formattare.

2.      Apriamo il menu Formato e selezioniamo Formattazione automatica. Apparirà la finestra di dialogo Formattazione automatica.

3.      Nell’elenco Formato tabella, selezioniamo il formato predefinito che vogliamo utilizzare. Quando selezioniamo un formato, Excel visualizza un esempio nell’area Esempio.

4.      Per escludere alcuni elementi dalla Formattazione automatica. Facciamo clic sul pulsante Opzioni e selezioniamo i formati che vogliamo disattivare.

5.      Facciamo clic sul pulsante OK. Excel formatta la nostra tabella così come è stata visualizzata nell’area dell’esempio.

Se non ci piace quello che Formattazione automatica ha fatto al nostro foglio di lavoro, selezioniamo la tabella, apriamo il menu Formato e selezioniamo Formattazione automatica. Dall’elenco Formato tabella selezioniamo Nessuno per elimi­nare la Formattazione automatica.

Excel ci offre due possibilità per copiare e incollare la formatta­zione:

·         Possiamo utilizzare il comando Modifica, Copia e poi il comando Incolla speciale e selezionare Formati dalle opzioni Incolla nella finestra di dialogo Incolla speciale.

·         Possiamo utilizzare il pulsante Copia formato nella barra degli strumenti Standard.

Se vogliamo evidenziare determinati valori nel nostro foglio di lavoro, possiamo utilizzare la formattazione condizionale

Per esempio, se vogliamo evidenziare tutti i totali di vendita con un particolare riferimento, possiamo applicare un’ombreggiatura condizionale rossa.

Per applicare la formattazione condizionale procediamo in questo modo.

1.  Selezioniamo le celle che vogliamo formattare

2.  Apriamo il menu formato e selezioniamo formattazione condizionale.

       Applicare i formati condizionali per evidenziare determinati valori

3.  Per applicare un formato in base al valore trovato in una cella selezionata, selezioniamo il valore della cella è dal 1° elenco a discesa della sezione Condizione 1. Mentre per applicare un formato basato sul valore trovato in una cella esterna l’intervallo, selezionare la formula è

4.  Immettere il valore o la formula che vogliamo utilizzare come condizione che determina quando excel può applicare la formattazione selezionata. Se decidiamo di utilizzare una formula assicuriamoci di includere il segno di =

5.  Fare clic sul pulsante formato e selezionare il formato che vogliamo applicare se la condizione è vera. Fare clic su ok per tornare alla finestra di dialogo formattazione condizionale

6.  Se vogliamo aggiungere più di una condizione, facciamo clic su aggiungi. Ripetere quindi passi 3 e 4 per aggiungere la condizione.

7.  Quando terminiamo di aggiungere la condizione facciamo clic su ok

Copia formato  ci permette di copiare e incollare velocemente i formati che abbiamo già utilizzato in una cartella di lavoro. Poiché il pulsante Copia formato è molto veloce ci consigliamo di seguire questo procedimento per copiare i formati:

1.  Selezioniamo le celle che contengono la formattazione che vogliamo copiare e incollare.

2.  Facciamo clic sul pulsante Copia formato (quello con il pennello) nella barra degli strumenti Standard. Excel copia la formatta­zione. Il puntatore del mouse si trasforma in un pennello con un segno più (+) accanto.

3.  Facciamo clic e trasciniamo il mouse sulle celle a cui vogliamo applicare la formattazione copiata.

4.  Rilasciamo il pulsante del mouse. La formattazione copiata vie­ne applicata alle celle selezioniamo.

Applicare bordi alle celle

Lavorando con il nostro foglio sullo schermo, avremo senz’altro notato che ogni cella e riconoscibile dalla griglia che la circonda. Solitamente queste griglie non vengono stampate e anche se decidiamo di stamparle appaiano sbiadite. Per far apparire delle righe ben definite sullo stampato, possiamo applicare dei bordi alle celle selezionate o agli intervalli di celle. Un bordo può apparire su tutte quattro i lati della cella o solo sui lati selezionati, secondo le nostre preferenze.

Le griglie non vengono stampate per default. Ma se vogliamo provare a stampare i nostri fogli di lavoro con le griglie per verificare prima come appariranno, apriamo il menu file, selezioniamo imposta pagina, facciamo clic sulla scheda foglio, selezioniamo griglia e facciamo clic su ok.

Per applicare bordi a un intervallo di celle procediamo nel seguente modo:

1.      Selezioniamo le celle attorno alle quali vogliamo applicare il bordo.

2.      Apriamo il menu formato e selezioniamo celle. Apparirà la finestra di dialogo formato celle.

3.      Facciamo clic sulla scheda bordo per portarla in primo piano. 

1.  Selezioniamo la posizione desiderata, lo stile e il coloro del bordo. Per applicare il nostro bordo possiamo fare clic dentro al riquadro bordo, oppure possiamo fare clic sul pulsante relativo a un modello di bordo predefinito.

2.  Fare clic su ok e premere invio.