Capitolo 1: Introduzione

Cosa è Excel?

I fogli elettronici sono particolari programmi per la gestione dei dati sotto forma di tabelle. Essi offrono un insieme di comandi e utility di cui è possibile avvalersi per risolvere problemi inerenti la gestione e la elaborazione dei dati. EXCEL 97 è un potente programma che combina funzioni di foglio elettronico con prestazioni molto raffinate nella grafica e nell’archiviazione e trattamento di dati. Il programma è basato su una griglia di celle chiamata foglio di lavoro, in cui si immettono i dati. Tramite l’uso di formule, possiamo eseguire calcoli sui dati ed Excel provvederà ad aggiornare i risultati quando i dati vengono modificati.

Possiamo usare Excel per:

·         Organizzare dati e redigere rapporti di lavoro in qualsiasi formato e presentazione.

·         Effettuare calcoli di vario tipo, dai più semplici conti di aritmetica a complesse analisi finanziarie e statistiche.

·         Visualizzare i dati del foglio di lavoro come grafici e diagrammi.

·         Incorporare immagini e annotazioni.

·         Collegare tra loro fogli di lavoro diversi.

·         Costruire e gestire database.

Tutto ciò che può essere impostato sotto forma di tabella può essere trattato dalle applicazioni specifiche dei fogli elettronici.

Righe e colonne

I fogli elettronici gestiscono i dati sotto forma di tabelle utilizzando una griglia predisposta, data dall’intersezione di linee orizzontali e verticali.

Definiamo qui di seguito i concetti principali che bisogna conoscere per lavorare con questi tipi di programmi: l’insieme delle caselle ordinate una sull’altra formanti un’unità verticale viene chiamata colonna; le caselle disposte una accanto all’altra sulla stessa linea orizzontale formano una riga; l’intersezione fra una riga e una colonna viene detta cella.

Le colonne vengono contraddistinte da lettere poste in ordine alfabetico dalla A alla Z o dalla combinazione di due lettere (Es. AA – AB – AC…). Le righe, invece, sono differenziate da numeri che procedono in ordine crescente a partire ad 1. Le celle sono identificate dalla combinazione della lettera della colonna e del numero della riga che si intersecano; tale combinazione viene chiamata indirizzo della cella.

La cella nella quale possiamo lavorare viene detta cella attiva, all’apertura del foglio è sempre quella con indirizzo A1.

Per muoversi fra le celle possiamo utilizzare il mouse, i pulsanti di direzione o il tabulatore.

I file di Excel sono chiamati cartelle di lavoro. Ogni cartella è costituita da tre fogli di lavoro (anche se possibile aggiungere o rimuovere i fogli di lavoro secondo le proprie esigenze). Le schede in fondo alla nostra cartella di lavoro (chiamate foglio 1, foglio2 e così via) ci permetteranno di spostarci tra i fogli di lavoro quando faremo clic su di esse con il mouse.

Ogni cella ha un indirizzo costituito dalla lettera della colonna e dal numero della riga (A1, B3, C4 e così via).

Barra dei menu o standard: Visualizza i nomi dei menu richiamabili disponibili. Contiene gli strumenti comuni per lavorare con ogni tipo di documento (Salva, Stampa, Taglia, Copia, Incolla, Elimina, ecc.) e quelli più utilizzati per lavorare con un foglio elettronico (Somma, Incolla funzione, Ordinamento, ecc.).

Barra degli strumenti: Contiene molte icone, pulsanti ed elenchi a discesa che ci offrono un rapido accesso alle funzioni e ai comandi utilizzati più di frequente.  

Barra della formula: Per immettere le informazioni in una cella, selezioniamo la cella e digitiamo le informazioni all’interno di essa. I dati appariranno nella cella e nella barra della formula mentre digitiamo. Quando premiamo INVIO, le informazioni vengono immesse nella cella selezionata.

Finestra della cartella di lavoro: Contiene la cartella di lavoro in cui immettete i dati e le formule che costituiscono la nostra cartella di lavoro e i fogli di lavoro contenuti dalla cartella.

Barra di stato: Visualizza le informazioni sull’attività attuale, comprese le informazioni d’aiuto e informazioni sulla tastiera e sui programmi come, per esempio, l’indicatore CAPS sulla barra di stato che indica che il nostro tasto CAPS LOCK è attivo oppure, per esempio, PRONTO, che indica che Excel è pronto per permetterci di immettere i dati o di eseguire un comando.

Nella finestra del programma Excel c’è una finestra della cartella di lavoro con il foglio di lavoro attuale in primo piano. In questa finestra possiamo immettere le etichette (testo), i valori (numeri) e le formule  e/o funzioni (calcoli) che costituiscono le varie parti della cartella di lavoro

La Tabella seguente descrive queste parti.

Linguette: Una cartella di lavoro si presenta con 3 fogli di lavoro, ma possiamo aggiunge­re o eliminare i fogli a piacimento. Possiamo utilizzare le linguette per spostarci fra i fogli di lavoro.

Pulsanti di scorrimento delle linguette: Ci permettono di scorrere le linguette che richiamano i fogli di lavoro nella cartella. Per inserire nuovi fogli scegliamo il comando Inserisci – Foglio di lavoro e automaticamente avremo aggiunto un elemento che verrà denominato Foglio n (i fogli vengono numerati progres-sivamente). Se vogliamo eliminare un foglio dobbiamo prima renderlo attivo e poi dare il comando Elimina foglio dal menù Modifica; da qui è anche possibile cambiarne la posizione o farne una copia con il comando Sposta o copia foglio.

Barre di scorrimento: Permettono di visualizzare la sezio­ne della cartella di lavoro attuale che non è visualizzata.

Intestazione della colonna: Identifica la colonna per lettere.

Intestazione della riga: Identifica la riga per numeri.

Selettore Cornice: Indica la cella attiva (quella in cui stiamo lavorando).

Barre di divisione: Permettono di dividere la finestra della cartella di lavoro in più di un ri­quadro per visualizzare intere porzioni dello stesso foglio di lavoro.

Per utilizzare le barre di scorrimento con il mouse:

1.      Facciamo clic una sola volta sulla freccia di scorrimento al termine della barra di scorrimento per scorrere in senso crescente nel­la direzione della freccia. Teniamo premuto il pulsante del mou­se per continuare a scorrere.

2.      Trasciniamo la casella di scorrimento all’interno della barra di scorrimento nell’area del foglio di lavoro che vogliamo visualiz­zare. Per esempio, per spostarci in mezzo al foglio di lavoro, trasciniamo la casella di scorrimento nel mezzo della barra di scorrimento.

3.      Facciamo clic una sola volta nella barra di scorrimento, a lato, sini­stro o destro, della casella di scorrimento, per spostare la vi­sualizzazione di una videata alla volta.

Se vogliamo spostarci in una riga specifica all’interno di un foglio di lavoro molto ampio, premiamo e teniamo premuto MAIUSC mentre trasciniamo la casella di scorrimento. La riga corrente viene visualizzata mentre spostiamo la casella.

Per spostarsi  in  una cella specifica su un foglio di lavoro, richiamiamo il menù Modifica e selezioniamo Vai a o premiamo F5. Digitiamo l’indirizzo della cella nella casella di testo del Riferimen­to; l’indirizzo è costituito dalla lettera della colonna e dal numero della riga che definiscono la posizione della cella (per esempio, M25). Per andare a una cella in una pagi­na specifica, digitiamo il nome della pagina, un punto escla­mativo e l‘indirizzo della cella (per esempio. foglio3!M25). Poi facciamo clic sul pulsante OK.

Esistono molti modi per modificare le visualizzazione del nostro foglio di lavoro all’interno di una finestra di excel. La visualizzazione di un foglio di lavoro non ha alcun effetto sull’aspetto che avrà una volta stampato e, insieme alla creazione di una prospettiva diversa, ci consente di vedere i nostri dati con più chiarezza. Per esempio, possiamo ampliare o ridurre la dimensione del testo per visualizzare contemporaneamente una porzione maggiore o minore del foglio di lavoro. Possiamo anche bloccare le etichette delle nostre righe e colonne così da non perdere la nostra posizione mentre scopriamo un foglio di lavoro molto ampio.

Se lavoriamo con informazioni di estremi importanza o segrete possiamo proteggere le nostre cartelle di lavoro, fogli di lavoro, colonne e righe da occhi indiscreti. Per esempio, se uno dei nostri fogli di lavoro contiene dati confidenziali, possiamo nasconderlo pur continuando a visualizzare gli altri fogli di quella cartella. Se vogliamo possiamo nascondere anche determinate colonne o righe di un foglio di lavoro, o addirittura un’intera cartella di lavoro.

Oltre a nascondere i dati per evitare che appaiano in una relazione, possiamo anche nasconderli per impedire che vengano modificati accidentalmente. Una volta nascosti, i dati non potranno essere né visualizzati, né stampati né modificati.

Valori numerici e alfanumerici

Le informazioni che possiamo inserire nelle celle di foglio elettronico possono essere di due tipi: numeriche e alfanumeriche.

Con le prime è possibile realizzare operazioni aritmetiche, le seconde hanno uno scopo esclusivamente descrittivo.

I dati alfanumerici vengono definiti etichette o testo e sono rappresentati da testi che cominciano con una lettera o un carattere di punteggiatura (tranne caratteri speciali quali /, +, -, $, o il punto).

I dati numerici vengono chiamati numeri o valori e consistono in una combinazione di cifre non precedute da un prefisso di testo. Nei fogli elettronici è possibile visualizzare i numeri con formati diversi secondo il lavoro che si intende svolgere (valuta, percentuale, scientifico, …)

Formule e funzioni

La principale funzione di un foglio elettronico è quella di svolgere operazioni con i dati contenuti nelle celle attraverso l’utilizzo di formule che vengono inserite nelle celle stesse. Tali funzioni consistono in una combinazione di dati e operatori che generano un nuovo dato in output.

Possiamo distinguere tre tipi differenti di formule:

Formule numeriche: realizzano operazioni aritmetiche su dati di tipo numerico.

Formule di testo: permettono di comparare e concatenare stringhe di testo usando dati alfanumerici.

Formule logiche: consentono di valutare se una certa relazione è vera o falsa, restituendo 1 nel primo caso e 0 nel secondo.

Le funzioni sono un particolare tipo di formule predefinite incluse in ogni foglio elettronico che permettono di semplificare operazioni a volte complesse.