Capitolo 3: I fogli di Excel

Inserimento di celle

Può accadere che dobbiamo immettere un’informazione in un foglio di lavoro proprio in mezzo ai dati già esistenti. Con il comando Inserisci possiamo inserire una o più celle o intere righe o colonne.

Per inserire una cella o un gruppo di celle:

1. Selezioniamo le celle in cui vogliamo inserire le nuove celle. Excel inserirà il numero di celle evidenziate dalla selezione.

2. Richiamiamo il menu Inserisci e selezioniamo Celle. Apparirà la finestra di dialogo Inserisci celle.

3. Selezioniamo Sposta le celle a destra o Sposta le celle in basso.

4. Facciamo clic su OK o premiamo INVIO. Excel inserisce le celle e sposta i dati nelle altre celle nella direzione specificata.

Un metodo rapido per inserire le celle è quello di tenere premuto MAIUSC e trascinare quindi il quadratino di riempimento (il quadratino collocato nell’angolo inferiore destro della cella o delle celle selezionate). Trascinare il quadratino di riempimento in alto, in basso, a destra o a sinistra per definire la posizione delle nuove celle.

Unione di celle

In excel 97 possiamo unire i dati di una cella con quelle di altre celle in modo da formare una grande cella in cui è molto più semplice lavorare. Questa funzione si rivela particolarmente utile quando creiamo un titolo decorativo per il lato superiore del nostro foglio di lavoro. All’interno di una singola cella unita, possiamo modificare rapidamente il carattere, la dimensione in punti, il colore lo stile del bordo del nostro titolo. Per creare un titolo unendo le celle procediamo in questo modo.

1.  Digitiamo il titolo della cella in alto all’estrema sinistra dell’intervallo che vogliamo utilizzare per il titolo. Se abbiamo un titolo su più righe premere ALT+INVIO per inserire ogni singola riga.

2.  Selezioniamo l’intervallo di celle in cui vogliamo collocare il nostro titolo

3.  Apriamo il menu formato e selezioniamo celle. Apparirà la finestra di dialogo formato celle. Fare clic sulla scheda allineamento.

4.  Fare clic su unione celle. Possiamo anche modificare il testo all’interno delle celle unite. Per esempio, potremmo selezionare al centro nell’elenco a discesa verticale per centrare il testo verticalmente all’interno della cella.

5.  Quando avremo terminato fare clic su ok. Le celle selezionate verranno unite in una singola cella, che potremo formattare secondo le nostre esigenze.

Eliminazione di celle

Nelle pagine precedenti  abbiamo imparato a cancellare il contenuto delle celle selezionate. Questa operazione rimuove solamente quanto è contenuto nelle celle. Se vogliamo eliminare com­pletamente le celle, seguire questo procedimento:

1. Selezioniamo l’intervallo di celle che vogliamo eliminare.

2. Richiamiamo il menu Modifica e selezioniamo Elimina. Apparirà la finestra di dialogo Elimina

3. Selezioniamo l’opzione di eliminazione desiderata: Sposta le celle a sinistra o

       Sposta le celle in alto.

Inserimento di righe e colonne

Inserire intere righe e colonne nel nostro foglio di lavoro è quasi come inserire le celle.

·         Per inserire una singola riga o colonna, selezioniamo una cella. Le colonne vengono inserite alla sinistra della cella attuale. Le righe vengono inserite sopra la cella attuale.

·         Selezioniamo il numero di righe o colonne che vogliamo aggiunge­re. Per selezionare le colonne, trasciniamo il mouse sulle lettere di colonna in cima al nostro foglio di lavoro. Per selezionare le righe, trasciniamo il mouse sui numeri di riga.

1. Apriamo il menu Inserisci.

2. Selezioniamo Righe o Colonne. Excel inserisce le righe o le colonne e sposta verso il basso le righe adiacenti e verso de­stra le colonne adiacenti. La Figura 30 riproduce un foglio di lavoro prima e dopo l’inserimento di una riga.

Eliminazione di righe e colonne

Eliminare le righe e le colonne è quasi come eliminare le celle. Quando eliminiamo una riga, le righe al di sotto della riga eliminata risalgono per riempire lo spazio. Quando eliminiamo una colonna, le colonne a destra della colonna eliminata si spostano verso sini­stra:

1.  Facciamo clic sul numero di riga o sulla lettera di colonna della riga o colonna che vogliamo eliminare. Possiamo selezionare più righe o colonne trascinando il mouse sui numeri di riga e sulle lettere di colonna.

2.  Richiamiamo il menu Modifica e selezioniamo Elimina. Excel eli­mina le righe o le colonne e rinumera in serie sequenziale le righe e le colonne. Tutti i riferimenti di cella nelle formule e i nomi delle formule vengono aggiornati di conseguenza, a meno che non si tratti di valori assoluti ($).

Che cosa è un intervallo di celle?

Un intervallo è un gruppo rettangolare di celle collegate. Le celle di un intervallo possono trovarsi in una colonna o in una riga o in qualsiasi combinazione di colonne e righe che formi un rettango­lo. Imparare a utilizzare gli intervalli di celle ci permette di risparmia­re tempo. Quando si parla di intervalli di celle, si fa sempre riferimento ai loro punti di aggancio (l’angolo superiore sinistro e l’angolo infe­riore destro). Esistono molte tecniche per selezionare un intervallo di celle su un foglio di lavoro. Possiamo selezionare le celle contigue o possiamo selezionare intervalli di celle non contigui (intervalli di celle che non si trovano vicini). Possiamo anche selezionare righe, colonne o fogli interi con un solo clic. Le tecniche di selezione vengono descritte nella Tabella qui in basso:

Interval

Fino a questo momento abbiamo sempre utilizzato gli indirizzi di cella per riferirci alle celle, spesso si rivela più conveniente assegnare un nome alle celle in modo che siano più facilmente identificabili. Immaginiamo di dover definire le nostre entrate nette sottraendo le spese dalle entrate. Possiamo denominare la cella che contiene le nostre entrate totali con il nome ENTRATE e la cella che contiene le nostre spese totali come USCITE. In questo modo possiamo determinare le nostre entrate nette utilizzando la formula:

=ENTRATE-USCITE

Denominare le celle e gli intervalli di celle rende anche più sem­plice il ritaglio, la copiatura e lo spostamento dei blocchi di celle.

Per assegnare un nome a un intervallo di cella: 

1.      Selezioniamo l’intervallo di celle da denominare. Assicuriamoci che tutte le celle si trovino sullo stesso foglio di lavoro. (Non possiamo denominare celle e intervalli di celle che si trovano dislocate in fogli diversi).

2.      Facciamo clic sulla casella del nome.

3.      Digitiamo un nome per l’intervallo di celle (possiamo utilizzare fino a 255 caratteri). I nomi validi possono essere costituiti da lettere, numeri, punti e sottolineature ma non da spaziature. Inoltre, un numero non può essere il primo carattere del nome dell’intervallo di celle.

4.  Premiamo INVIO.

5.  Per vedere l’elenco dei nomi degli intervalli di celle, facciamo clic sulla freccia discendente accanto alla casella del nome sulla barra della formula.

Un altro modo per assegnare un nome a un intervallo di celle è selezionare l’intervallo, aprire il menu Inserisci e selezionare Nome, Definisci. Apparirà la finestra di dialogo Definisci nome.

Digitiamo un nome nella casella di testo Nomi nella cartella di lavoro e facciamo clic su OK.

La finestra di dialogo Definisci nome ci permette di vedere quale intervallo di celle corrisponde a un determinato nome di intervallo di celle. Facciamo clic su un nome di intervallo nel riquadro di riepilogo nomi nella cartella di lavoro e vedremo apparire nella casella riferito a i riferimenti di cella assegnati al nome d’intervallo. Possiamo modificare l’intervallo o digitarne uno nuovo. Il segno di dollaro ($) nei riferimenti di cella indica i riferimenti di cella assoluti, che si riferiscono sempre la stessa cella. Un riferimento assoluto non verrà modificato nel caso in cui vengono apportate modifiche a quelle celle nel foglio di lavoro (vedremo più avanti). Il segno di dollaro non dev’essere digitato nei riferimenti di cella. Quando selezioniamo le celle con il mouse, excel inserisce il segno di dollaro automaticamente.

La finestra di dialogo definisci nome ci permette anche di eliminare i nomi. Per eliminare il nome di un intervallo selezioniamolo dal riquadro di riepilogo Nomi nella cartella di lavoro e facciamo clic sul pulsante  Elimina.

Modifica dell’impostazione di pagina

Una cartella di lavoro è una raccolta di più fogli di lavoro, proprio come un blocco per gli appunti con le sue pagine. Possiamo stampare il blocco per intero oppure possiamo stampare una o più pagine del bloc­co alla volta.

Prima di stampare un foglio di lavoro, assicuriamoci che la pagina sia impostata correttamente per la stampa. Apriamo il menu File e selezioniamo Imposta pagina. Apparirà la finestra di dialogo Imposta pagina. Per accedere rapidamente ai comandi della car­tella di lavoro di Excel 97, facciamo clic‑destro sulla barra del titolo della cartella di lavoro, se la cartella di lavoro appare in una finestra (non ingrandita). Se la cartella di lavoro è ingrandita a pieno schermo, facciamo clic-destro sulla barra dei menu per accedere al menu di scel­ta rapida. Per esempio, per controllare l’impostazione della pagina, facciamo clic‑destro sulla barra del titolo o sulla barra dei menu e selezioniamo Imposta pagina.

Immettiamo le nostre impostazioni di pagina seguendo le indicazioni riportate di seguito:

Scheda Pagina

Orientamento: Selezioniamo Verticale per stampare da sinistra a destra nella pagina o Orizzontale per stampare dall’alto in basso nella pagina (l’opzione Orizzontale rende la pagina più larga che alta).

Proporzioni: Possiamo ridurre o ingrandire la nostra cartella di lavo­ro oppure adeguarla a una dimensione di pagina specifica.

Dimensioni: Il formato predefinito è A4. Possiamo selezionare un formato diverso dall’elenco.

Qualità stampa: Possiamo stampare una bozza del nostro foglio di calcolo per stampare velocemente risparmiando l’inchiostro e le prestazioni della nostra stampante, oppure possiamo stampare con una definizione elevata nel caso si tratti della copia definitiva. La qualità di stampa si misura in dpi (dot per inch) e più alto è il numero, migliore è la stampa.

Numero prima pagina: Possiamo impostare un numero di partenza per la numerazione delle pagine diverso da 1. L’opzione Automa­tica (predefinita) dice a Excel di impostare il numero di partenza della numerazione delle pagine da 1 se è la prima pagina nel lavoro di stampa, o da un numero sequenziale se non è la prima pagina nel lavoro di stampa.

Scheda Margini

Superiore, Inferiore, Sinistro, Destro: Possiamo impostare i valori dei margini Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro.

Intestazione, piè di pagina: Possiamo specificare la distanza dell’intestazione del piè di pagina dal bordo della pagina. Utilizziamo la scheda intestazione piè di pagina per aggiungere un’intestazione o un piè di pagina alla nostra cartella di lavoro

Centra nella pagina: Possiamo centrare la stampa fra i margini sini­stro e destro (orizzontalmente) e fra i margini superiore e inferiore (verticalmente).

Scheda Intestazione /piè di pagina

Intest./piè di pag.:   Possiamo aggiungere un’intestazione (come per esempio un titolo che si ripete in cima a ogni pagina) o un piè di pagina (come per esempio i numeri di pagina che si ripetono in fondo a ogni pagina).

Personalizza intestazione/piè di pagina: Possiamo selezionare i pulsanti Personalizza intestazione e Personalizza piè di pagina per creare intestazioni e piè di pagina che compren­dono l’ora, la data, il nome della scheda della cartella di lavoro e il nome di file della cartella di lavoro.

Scheda Foglio

Area di stampa: Possiamo stampare una porzione della cartella di lavo­ro o l’intera cartella di lavoro immettendo l’intervallo di celle che vogliamo stampare.

Stampa titoli: Selezionare un'opzione in Stampa titoli per stampare come titoli le stesse colonne o righe su ciascuna pagina del foglio di lavoro. Selezionare Righe da ripetere in alto se si desidera definire specifiche righe come titoli orizzontali per ciascuna pagina. Selezionare Colonne da ripetere a sinistra se si desiderano titoli verticali su ciascuna pagina. Quindi selezionare sul foglio di lavoro una o più celle della colonna o riga del titolo. Il pulsante Comprimi finestra posto all'estremità destra di questa casella sposta temporaneamente la finestra di dialogo per consentire di immettere l'intervallo selezionando le celle nel foglio di lavoro. Al termine, sarà possibile fare di nuovo clic sul pulsante per visualizzare l'intera finestra di dialogo.

Stampa: Specifica quali elementi del foglio di lavoro verranno stampati, se lo stampato sarà a colori o in bianco e nero e quale sarà la qualità di stampa.

Griglia: Selezionare la casella di controllo Griglia per stampare una griglia di celle sul foglio di lavoro.

Bianco/nero:  Selezionare la casella di controllo Bianco e nero se si desidera stampare con una stampante in bianco e nero i dati formattati a colori. Se si utilizza una stampante a colori, è possibile che la selezione di questa opzione riduca il tempo di stampa.

Qualità bozza: Selezionare la casella di controllo Qualità bozza per ridurre il tempo di stampa. Quando questa opzione è selezionata, la griglia e la maggior parte degli oggetti grafici non verranno stampati.

Intestaz.                               Riga e colonna: Selezionare la casella di controllo Intestazioni di riga e di colonna per stampare numeri di riga e lettere di colonna nello stile di riferimento A1 o colonne e righe numerate nello stile di riferimento R1C1.

Commenti: Selezionare l'opzione Alla fine del foglio per stampare i commenti su pagine separate alla fine del documento. Selezionare l'opzione Come visualizzato sul foglio per stampare i commenti nello stesso punto in cui essi sono visualizzati sul foglio di lavoro.

Se si seleziona Come visualizzato sul foglio, verranno stampati solo i commenti visualizzati. Per visualizzare tutti i commenti, scegliere Commenti dal menu Visualizza. Per visualizzare un singolo commento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella che contiene il commento, quindi scegliere Mostra commento dal menu di scelta rapida.

Ordine di pagina:       Selezionare Priorità verticale oppure Priorità orizzontale per controllare l'ordine in cui i dati verranno numerati e stampati se non rientrano in una pagina. L'immagine di esempio mostra un'anteprima della direzione in cui il documento verrà stampato in base alla selezione di una di queste opzioni.

L’anteprima di stampa

Dopo aver determinato le nostre impostazioni di pagina e l’area di stampa, possiamo eseguire un’anteprima per vedere in antici­po come apparirà la pagina stampata. Apriamo il menu File e selezioniamo Anteprima di stampa o facciamo clic sul pulsante Anteprima di stampa sulla barra degli strumenti Standard.

Per stampare la nostra cartella di lavoro:

1.      Se vogliamo stampare una porzione della cartella di lavoro, selezioniamo l’intervallo che vogliamo stampare. Se vogliamo stampare uno o più fogli all’interno della cartella di lavoro, selezioniamo le linguette dei fogli. Per stampare l’intera cartella di lavoro, non Eseguire alcuna selezione all’in­terno della cartella di lavoro.

2.      Apriamo il menu File e selezioniamo Stampa (o premere CTRL+MAIUSC+F12). Apparirà la finestra di dialogo Stampa.

3.                      Selezioniamo le opzioni desiderate:

Stampa: Ci permette di stampare le celle attualmente selezionate, i fogli di lavoro selezionati o l’intera cartella di lavoro.

Copie: Ci permette di stampare più di una copia della selezione, del foglio di lavoro o della cartella di lavoro.

Fascicola: Ci permette di stampare una copia completa della selezione, del foglio di lavoro o della cartella di lavoro prima che la prima pagina della copia successiva venga stampata.

Intervallo: Ci permette di stampare una o più pagine. Per esempio, se vogliamo stampare solo le pagine 5-10, selezioniamo Pagine e digitiamo il numero della prima e       dell’ultima pagina che vogliamo stampare nelle caselle da/a.

4. Facciamo clic su OK o premiamo INVIO.

Mentre il nostro lavoro è in corso di stampa, possiamo continuare a lavorare in Excel. Se la stampante sta lavorando su un altro lavoro che abbiamo inviato in stampa, la nuova cartella Stampanti di Excel agisce come coda di stampa e trattiene il lavoro fino a quando la stampante non è pronta ad elaborarlo.

Selezione di un’area di stampa

Possiamo dire a Excel quale parte del foglio di lavoro vogliamo stampa­re utilizzando l’opzione Area di stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina. Questa opzione ci permette di isolare un’area come se fosse una pagina separata per poi stampare la pagina. Se l’area è troppo estesa per adeguarsi a una singola pagina, Excel la divide in più pagine.

Se non selezioniamo un’area di stampa, Excel stamperà sia il foglio che la cartella di lavoro basandosi sulle opzioni selezioniamo nella scheda Pagina.

Per selezionare un’area di stampa:

1.      Apriamo il menu File e selezioniamo Imposta pagina. Apparirà la finestra di dialogo Imposta pagina.

2.      Facciamo clic sulla scheda Foglio per visualizzare le opzioni Foglio.

3.        Facciamo clic sul pulsante comprimi finestra collocato a destra della casella di testo area di stampa. Excel riduce la finestra di dialogo imposta pagina.

4.      Vedremo un bordo tratteg­giato attorno all’area selezionata e una serie di riferimenti assoluti di cella con un $ nella casella di testo Area di stampa. (Se vogliamo digitare l’intervallo, non dobbiamo includere il segno $ nei riferimenti di cella).

5.      Facciamo clic sul pulsante comprimi finestra per tornare alla finestra di dialogo imposta pagina.

6.      Facciamo clic su Stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina per visualizzare la finestra di dialogo Stampa. Facciamo quindi clic su OK per stampare il nostro foglio di lavoro. (Per impostare l’area di stampa senza stampare selezioniamo le celle che vogliamo stampare in un secondo momento, apriamo il menu file, selezioniamo area di stampa, imposta area di stampa. Per rimuovere l’area di stampa aprire il menu file, selezionare area di stampa, cancella area di stampa.)

Impostare le interruzioni di stampa

Quando stampiamo una cartella di lavoro, Excel determina le interruzioni di pagina in base alla dimensione del foglio, ai margini e all’area di stampa selezionata. Perché le pagine abbiano un aspetto migliore e si interrompano in modo logico, possiamo aggirare le interruzioni di pagina automatiche. E impostare le nostre interruzioni personali. Comunque prima di aggiungere le interruzioni stampa proviamo le seguenti operazioni:

·         Adeguare l’ampiezza delle singole colonne per ottimizzare l’uso dello spazio

·         Considerare la stampa orizzontale cartella di lavoro utilizzando l’orientamento orizzontale

·         Modificare i margini superiore, inferiore, destro e sinistro a valori più ridotti.

Se dopo aver provato queste opzioni vogliamo ancora inserire le interruzioni di pagina, Excel ’97 ci offre un’opzione che ci permette di vedere in anteprima la posizione in cui appariranno le interruzioni per permetterci di adeguarle. Procediamo nel seguente modo:

1.        Apriamo il menu visualizza e selezioniamo anteprima interruzione di pagina

2.        Se appare un messaggio, facciamo clic su ok il nostro foglio di lavoro viene visualizzato con le interruzioni di pagina, come mostrato nella figura 24 a pagina seguente.

3.        Per spostare un’interruzione di pagina trascinare la linea tratteggiato nella posizione desiderata, mentre per eliminarla trascinarla fuori dello schermo. Per inserire un’interruzione di pagina attiviamo una cella della colonna a sinistra della quale vogliamo inserire l’interruzione, oppure attiviamo una cella della riga sopra la quale vogliamo inserire l’interruzione. Per esempio, per inserire un’interruzione di pagina fra le colonne G e H attivare la cella H1. Per inserire un’interruzione di pagina fra le righe 24 e 25 attivare la cella A25. Aprire quindi il menu inserisci e selezionare interruzione di pagina. Una linea tratteggiato apparirà a sinistra della colonna selezionata o sopra la riga selezionata

4.        Per uscire dall’anteprima interruzione di pagina e tornare alla visualizzazione normale nel nostro foglio di lavoro, aprire il menu visualizza e selezionare normale.

Stampare i titoli di colonne e righe

Excel ci offre un modo per selezionare le etichette e i titoli collo­cati sul bordo superiore e sul lato sinistro della nostra cartella di lavoro e per stamparli su ogni pagina. Questa opzione è utile quando una cartella di lavoro è troppo estesa per poter essere stampata in una singola pagina.

Le colonne in eccedenza saranno stampate sulle pagine successi­ve senza alcuna descrizione informativa, a meno che non utilizzia­te le opzioni Righe da ripetere in alto e Colonne da ripetere a sinistra nella finestra di dialogo Imposta pagina. Quando specifichiamo i titoli di righe e colonne, Excel divide il foglio di lavoro in sezioni, visualizzando un bordo tratteggiato attorno ai titoli delle righe e delle colonne che vogliamo ripetere.

Aggiungere intestazioni e piè di pagina

Excel ci permette di aggiungere intestazioni e piè di pagina per stampare le informazioni in cima e in fondo a ogni pagina dello stampato. Le informazioni possono comprendere qualsiasi tipo di testo i numeri di pagina, la data e l’ora attuali, il nome di file della cartella di lavoro e il nome della scheda della cartella di lavoro. Possiamo selezionare le intestazioni e i piè di pagina suggeriti da Excel oppure possiamo includere qualsiasi tipo di testo con dei co­mandi speciali per controllare l’aspetto dell’intestazione o del piè di pagina. Per esempio, possiamo applicare il grassetto, il corsivo o la sottolineatura al testo dell’intestazione o del piè di pagina. Possiamo anche allineare a sinistra, centrare, o allineare a destra il nostro testo di un’intestazione o di un piè di pagina. Se il nostro foglio di lavoro è troppo ampio per poter essere stampata sulla pagina, anche dopo aver modificato l’orientamento e i margini, dobbiamo utilizzare l’opzione Adatta. Questa opzione restringe i fogli di lavoro in modo che si adattino al numero di pagina specificato. Possiamo specificare sia l’altezza che l’ampiezza del documento.