Capitolo 6: Matematica e formule

Excel e la matematica

Cos’è una formula?

Con le formule possiamo eseguire addizioni, sottrazioni, moltiplicazioni e divisioni utilizzando i va­lori contenuti nelle varie celle.

Le formule sono costituite da uno o più indirizzi di cella e/o da valori e da un operatore aritmetico come per esempio + (addizio­ne), ‑(sottrazione), * (moltiplicazione), o / (divisione). Per esem­pio, se vogliamo determinare il valore medio dei tre valori contenuti nelle celle A1, B1 e C1, digiteremo la formula seguente nella cella in cui vogliamo che il valore appaia: =(A1+B1+C1)/3

Ogni formula deve sempre essere preceduta dal segno di uguaglianza (=)

Quando utilizziamo una formula semplice o costituita da una funzione, nella casella che la ospita non vedremo i suoi parametri, bensì il risultato dell’operazione effettuata. Excel esegue una serie di operazioni da sinistra a destra nell’ordine che segue, dando precedenza ad alcuni operatori rispetto ad altri:

1° Elevazione a potenza ed equazioni tra parentesi

2° Moltiplicazione e divisione

3° Addizione e sottrazione

Questo è molto importante da ricordare quando creiamo un’equa­zione, poiché l’ordine delle operazioni determina il risultato.

La Tabella della pagina seguente elenca gli operatori aritmetici che possiamo utilizzare per creare le formule.

Possiamo inserire una formula direttamente in una cella o sulla barra della formula utilizzando l’apposito pulsante Modifica formula (rappresentato da un uguale) nel qual caso comparirà una finestrella che visualizzerà il risultato man mano che inseriamo i parametri.

I parametri delle formule sono costituiti da indirizzi di cella, operatori e valori.

Dopo aver immesso l’uguale possiamo digitare i riferimenti di colonna e di riga delle celle contenenti i dati dell’operazione oppure i valori che vogliamo utilizzare, quindi l’operatore e gli altri riferimenti o valori. Per indicare che la formula è terminata diamo Invio.

Esempio di funzione nel calcolo dell’IVA al 20%: =D4*0,20

Per immettere gli indirizzi di cella non è necessario digitarli: possiamo semplicemente cliccare sulla cella contenente il dato che ci interessa, inserire gli operatori e cliccare su altre celle fino ad ottenere la formula desiderata.

In pratica, possiamo immettere le formule in due modi: digitando la formula o selezionando i riferimenti di cella. Per digitare una formula, seguire questo procedimento:

1. Selezioniamo la cella in cui vogliamo che appaia il risultato della formula.

2. Digitiamo il segno di uguaglianza (=).

3. Digitiamo la formula. La formula apparirà nella barra della for­mula.

4. Premiamo INVIO; il risultato viene calcolato.

Per immettere una formula selezionando i riferimenti di cella:

1. Selezioniamo la cella in cui vogliamo che appaia il risultato della formula.

2. Digitiamo il segno di uguaglianza (=).

3. Facciamo clic sulla cella il cui indirizzo vogliamo che appaia prima della formula. L’indirizzo della cella apparirà nella barra della formula.

4. Digitiamo un operatore aritmetico dopo il valore per indicare l’operazione successiva che vogliamo eseguire. L’operatore apparirà nella barra della formula.

5. Continuare a fare clic sulle celle e a digitare gli operatori fino a quando la formula è completa.

6. Premiamo INVIO per confermare la formula o ESC per annulla­re l’operazione.

Indirizzi di cella relativi ed assoluti

Se ci troviamo di fronte ad una formula con degli indirizzi di cella, noteremo che se questa viene copiata da una cella ad un’altra gli indirizzi che conteneva come argomenti variano a seconda di dove questa viene copiata e di conseguenza anche il risultato cambia. In altri termini, se spostiamo una formula da una cella ad un’altra anche gli indirizzi della formula si spostano. Per chiarire meglio il concetto osserviamo l’esempio di seguito riportato:

se nella casella A10 abbiamo il risultato della formula =A8+A9, facendone una copia nella B10 i suoi argomenti diventeranno B8 e B9.

Se invece desideriamo che ovunque venga copiata la formula i suoi parametri non cambino, dobbiamo far diventare i riferimenti da relativi (quelli finora utilizzati) ad assoluti. Per far ciò sarà sufficiente aggiungere il simbolo del dollaro ($) davanti ad ogni lettera ed ogni numero che costituiscono il riferimento.

Esempio: se la formula della casella A10 è =$A$8+$A$9 anche copiandola in un’altra cella essa rimarrà invariata restituendo sempre lo stesso risultato.

Anche nella copia da un foglio all’altro ci troviamo di fronte ad uno spostamento di riferimenti. Se rendiamo i riferimenti assoluti, un’operazione di copia da un foglio all’altro riprodurrà la stessa formula ma applicata al nuovo foglio. Per ottenere questo risultato è necessario far precedere i riferimenti assoluti di cella dai riferimenti assoluti del foglio. Ciò si ottiene facendo seguire al nome del foglio un punto esclamativo (!).

Esempio: la seguente formula =Foglio1!$D$7+$D$15 copiata in una qualsiasi cella del Foglio 3 dello stesso documento conserva invariati i riferimenti.

Se in una cella appare un valore di errore:  assicuratevi di non aver commesso uno di questi errori: abbiamo provato a dividere per 0; abbiamo utilizzato una cella vuota come divisione; abbiamo eliminato una cella utilizzata in una formula; abbiamo incluso della formula il riferimento della cella in cui deve apparire risultato.

Excel 97 permette di riferirci alle nostre etichette delle righe  o delle colonne mentre mettiamo la formula. Per esempio, se abbiamo un foglio di lavoro con l’etichetta delle righe ricavi, uscite e profitti e abbiamo un’etichetta delle colonne per ogni mese, possiamo immettere una formula come Gen Profitti+Feb Profitti oppure come = ricavi – uscite

Possiamo visualizzare la somma dell’intervallo di celle selezionando semplicemente le celle e osservando la barra di Stato. Possiamo anche visualizzare la media, il valore minimo, massimo, e il conteggio dei dati numerici e non di un intervallo di celle facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di Stato, e selezionando l’opzione desiderata dal menu di scelta rapida.

In Excel non esistono soltanto le formule ma molto importanti sono anche le funzioni.

La nuova funzione =COLLEG.IPERTESTUALE viene utilizzata per creare collegamenti ai siti Web direttamente nel nostro foglio di lavoro. Per esempio =COLLEG.IPERTESTUALE (http://www. microsoft. Com/ ”Visitate Microsoft”) visualizzerà le parole Visitate Microsoft in una cella. Quando l’utente fa clic su quella cella, viene collegato alla home page della Microsoft. Possiamo utilizzare questa funzione anche per collegarsi ai fogli di lavoro su un’intranet

Le funzioni sono formule complesse predefinite che eseguono una serie di operazioni su un gruppo di valori specifico. Per esem­pio, per determinare la somma di una serie di numeri contenuti nelle celle dalla AI alla H1, dobbiamo immettere la funzione =SOMMA(A1:H1) invece di immettere =A1+B1+C1+ e così via. Le funzioni possono utilizzare riferimenti di intervallo (come B1:B3), nomi di intervallo (come VENDITE) e/o valori numerici (come 585,86).

Ogni funzione è costituita da tre elementi:

·         Il segno = indica che quello che segue è una funzione (formula).

·         Il nome della funzione (per esempio, SOMMA) indica l’ope­razione che verrà eseguita.

·         L’argomento (per esempio, A1:H1) indica gli indirizzi di cella dei valori su cui la funzione agirà. L’argomento è spesso costi­tuito da un intervallo di celle, ma può anche essere più com­plesso.

La funzione somma automatica seleziona le celle che intende sommare

Possiamo immettere le funzioni sia digitandole nelle celle che utilizzando Autocomposizione funzione, come vedremo successivamente. La Tabella della pagina precedente descrive le funzioni più comuni che possiamo utilizzare nel nostro foglio di lavoro.

Poiché la SOMMA è una delle funzioni maggiormente utilizzate, Excel ha creato una maniera rapida per immetterla: dobbiamo fare semplicemente clic sul pulsante Somma automatica     nella barra degli strumenti Standard. Somma automatica riconosce le celle che vogliamo sommare basandosi sulla cella attualmente selezionata. Se Somma automatica seleziona un intervallo di celle errato, possiamo modificare la selezione.

Per immettere velocemente la funzione di somma, selezioniamo la cella  in cui vogliamo che la somma sia immessa e facciamo doppio clic sullo strumento Somma automatica sulla barra degli strumenti Standard. Facendo doppio clic invece di un solo clic sullo strumento Somma automatica, potremo bypassare la visualizzazione della formula SOMMA e dei suoi argo­menti nella cella. Vedremo invece il totale nella cella e la formula SOMMA nella barra della formula.

Quando volevamo controllare rapidamente un totale nelle versioni precedenti di Excel, abbiamo forse utilizzato una calcolatrice o abbiamo immesso formule provvisorie nel nostro foglio di lavoro. Se lo abbiamo fatto, troveremo la nuova funzione Calcolo Automatico di Excel molto pratica. Calcolo automatico ci permette di controllare velocemente un totale o una media, gli elementi di conto o i numeri e di trovare il numero più grande o più piccolo in un intervallo di celle.

Ecco come funziona Calcolo automatico:

·         Per controllare un totale selezioniamo l’intervallo di celle che vogliamo sommare. Excel visualizzerà automaticamente la risposta nell’area Calcolo automatico (sul lato destro della barra di stato in fondo allo schermo).

·         Se vogliamo eseguire una funzione diversa su un intervallo di numeri, selezioniamo l’intervallo e facciamo clic con il pulsante destro del mouse sull’area Calcolo automatico per visualizzare il menu di scelta rapida. Selezioniamo quindi una funzione dal menu. Per esempio, selezioniamo Conta per contare i valori numerici dell’intervallo. La risposta verrà visualizzata nell’area Calcolo automatico.

Utilizzare l’autocomposizione funzione

Benché possiamo digitare una funzione direttamente in una cella così come digitiamo la formula, può essere più semplice utilizzare Autocomposizione funzione. Autocomposizione funzione ci guida attraverso la procedura di inserimento di una funzione. Ecco come utilizzarla

1.  Selezioniamo una cella in cui vogliamo inserire una funzione

2.  Fare clic sul pulsante modifica formula sulla barra della formula. Apparirà la finestra formula.

3.  Selezionare la funzione che vogliamo inserire facendo clic sulla freccia del pulsante casella funzioni (figura 35 a pagina seguente). Se non vediamo la nostra funziona nell’elenco a discesa che appare, selezioniamo altre funzioni in fondo all’elenco

4.  Immettiamo l’argomento della formula. Se vogliamo selezionare un intervallo di celle come argomento, facciamo clic sul pulsante comprimi finestra.

5.  Dopo aver selezionato l’intervallo, facciamo nuovamente clic sul pulsante per tornare la finestra formula

6.  Fare clic su ok. Excel inserisce la funzione dell’argomento nella cella selezionata e visualizza il risultato.

Per modificare una funzione, facciamo clic sul pulsante modifica formula. Apparirà la finestra della formula. Modificare gli argomenti secondo le nostre esigenze e fare clic su ok.