Capitolo 9: La grafica e le cartine

Le cartine consentono di rappresentare in modo efficace informazioni e dati di tipo geografico.

I dati devono essere inseriti con l’intestazione dei paesi nella prima colonna a sinistra e le informazioni ad essi inerenti nelle successive colonne a destra (una sola colonna è sufficiente per creare una cartina).

Creare una cartina:

1.      selezionare l’area da utilizzare (comprese le intestazioni);

2.      cliccare sul pulsante Cartina o dal menù Inserisci scegliere la voce Cartina;

3.      cliccare sul punto dove si intende inserire la cartina e trascinare il mouse fino a tracciare un’area pari alle dimenioni desiderate;

4.      se i nomi delle zone geografiche inserite non vengono riconosciuti si apre la finestra di dialogo Dati geografici sconosciuti dalla quale è possibile cambiarne il nome digitandone un altro o scegliendolo fra uno di quelli suggeriti; è anche possibile scegliere di ignorare totalmente quelle righe aventi nomi sconosciuti;

5.      se la funzione cartina non riesce a identificare la cartina da utilizzare comparirà una finestra che ci consentirà di sceglierne una;

6.    adesso la cartina comparirà sul foglio e assieme ad essa si aprirà la finestra di dialogo Configurazione cartina che ci permetterà di modificare il formato standard attivo che utilizza valori individuali e soltanto della prima colonna di informazioni.

Dalla finestra Configurazione cartina possiamo assegnare dei formati alle successive colonne di valori fino a sette differenti.

Pubblicazione sul Web

Excel consente di pubblicare tabelle, grafici e cartine sul Web come pagine HTML.

A tal scopo, dopo aver terminato il lavoro di creazione, sarà sufficiente salvare la pagina con il comando Salva come HTML; comparirà la prima di una serie di quattro finestre di dialogo dell’autocomposizione che ci consente di impostare la pagina Web.

·Finestra 1
Possiamo scegliere gli elementi da inserire, che siano tabelle di dati o oggetti grafici, e la posizione in cui disporli; verrà inserito come titolo della pagina il nome del foglio principale del lavoro.

·Finestra 2
Richiede di fare una scelta fra la possibilità di creare un nuovo documento HTML o di inserire i dati convertiti in un file già esistente.

·Finestra 3

1° caso - Se scegliamo di utilizzare un file già esistente ci verrà chiesto di indicarne il percorso e di inserirvi all’interno la stringa di testo seguente:

<!--##Table##-->.

2° caso Se decidiamo di creare un file nuovo avremo una finestra nella quale inserire il titolo, l’intestazione e altre informazioni inerenti il documento e, inoltre, la possibilità di utilizzare delle righe di separazione fra le diverse parti della pagina.

·Finestra 4

A questo punto bisogna scegliere la tabella codici da utilizzare, se salvare il file autonomamente o nel Web di FrontPage (programma di sviluppo pagine HTML) e indicare la cartella nella quale conservare il file.

Collegamenti ipertestuali

La caratteristica principale dei siti Internet è la possibilità di spostarsi facilmente da una pagina all’altra e da un punto all’altro, con un semplice clic su una parte di testo o su un’immagine grazie all’utilizzo dei collegamenti ipertestuali.

Questi possono portare a pagine Web come ad altri tipi di file; cliccandovi sopra si visualizza la pagina o si apre l’applicazione a cui il collegamento punta.

Un metodo per creare collegamenti ipertestuali è quello di copiare una porzione di testo dal file al quale collegarsi e su una cella qualsiasi dare il comando Modifica – Incolla come collegamento ipertestuale; verrà inserito il testo copiato ma assumerà un colore appariscente per indicare la sua funzione.

Un altro metodo per inserire un collegamento ipertestuale è il seguente:

1.      selezionare la cella da utilizzare allo scopo;

2.      cliccare sul pulsante Inserisci collegamento ipertestuale della barra di strumenti Standard o accedere al menù Inserisci e scegliere Collegamento ipertestuale;

3.      comparirà una finestra nella quale verrà richiesto di inserire l’indirizzo del collegamento e se si desidera passare ad una precisa posizione denominata del documento;

4.      se si vuole avere la possibilità di spostare ad una nuova posizione i file collegati bisogna attivare l’opzione Utilizza percorso relativo per collegamento ipertestuale;

5.      dare OK per concludere il lavoro.

Lavorare con le immagini grafiche

Excel ci offre molti strumenti che ci permettono di aggiungere oggetti grafici alle nostre cartelle di lavoro e ai nostri grafici. Possiamo inserire un oggetto grafico creato in un altro programma, possiamo aggiungere clipart (presenti sia in Excel che in altri programmi), o possiamo disegnare i nostri oggetti grafici utilizzando la barra degli strumenti Disegno.

Possiamo spostare l’immagine trascinandola. Per ridimensionare l’immagine, trasciniamo uno dei suoi “manici”. Trasciniamo un quadratino d’angolo per modificare l’altezza e la larghezza. Trasciniamo un quadratino sul lato per modificare solo l’altezza. Se decidete successivamente di spostare o ridimensionare la nostra immagine facciamo semplicemente clic sull’immagine. I manici ricompaiono e noi possiamo spostare o ridimensionare da qui la nostra immagine. 

Un altro modo per inserire un’immagine consiste nel copiarla da un programma per poi incollarla in Excel.

Oltre alle immagini, possiamo anche inserire oggetti creati in altri programmi. Per esempio, possiamo inserire un registratore di suoni (se abbiamo una scheda sonora con un microfono) o possiamo inserire oggetti WordArt (se abbiamo Microsoft Publisher o Word per Windows). Quando decidiamo di inserire un oggetto, Excel lancia il programma richiesto e ci permette di creare l’oggetto. Quando uscite dall’altro programma, l’oggetto viene inserito nel grafico o nella cartella di lavoro attuali.

Possiamo inoltre condividere i dati fra le applicazioni utilizzando OLE (Object Linking and Embedding, ossia Collegamento e incorporamento degli oggetti). Molte applicazioni Windows ci permettono di collegare e incorporare le informazioni in una qualsiasi di queste applicazioni. Per esempio, possiamo copiare un grafico di Microsoft Excel e collocarlo in un documento di Word.

Per condividere i dati fra i programmi utilizzando OLE, seguite questo procedimento:

1. Apriamo i documenti d’origine e di destinazione in ognuno dei programmi. Disporre le finestre d’applicazione dei programmi in modo tale che siano entrambe ben visibili.

2. Selezioniamo i dati che vogliamo copiare o spostare.

3. Per spostare i dati, trascinateli nella nuova posizione all’interno dell’altra applicazione. Per copiare i dati, teniamo premuto il tasto CTRL e quindi trasciniamo i dati nella nuova posizione all’interno dell’altra applicazione. Rilasciamo il pulsante del mouse e il tasto CTRL.

Quando copiamo i dati, si crea un collegamento fra le due copie dei dati. Per esempio, se copiamo un grafico di Microsoft Excel in un documento di Microsoft Word, possiamo modificare il grafico in Microsoft Word. Facciamo doppio clic sul grafico nel documento Word e verremo riportati in Excel. Possiamo apportare le modifiche al grafico in Excel e Excel aggiornerà automaticamente il grafico nel documento Microsoft Word.

Le macro

Sebbene in Excel 97 molte cose siano già state rese automatiche (basti pensare alla selezione automatica intervalli per i database), spesso risulta ancora necessario effettuare manualmente una serie di azioni per ottenere un certo risultato. Se questo genere di attività si ripete di frequente, la cosa può diventare fastidiosa. Ma a che servirebbe un computer, se non potesse svolgere da se le operazioni di routine? È proprio a questo che sono adibite le Macro, per le quali Excel mette a disposizione addirittura due linguaggi di programmazione: Visual Basic per applicazioni e, come aiuto per chi è passato alla nuova versione dopo una lunga esperienza con la precedente. Il “vecchio” linguaggio macro di Excel 4 e 5.

Le macro possono essere impostate a mano, o registrate in modo automatico. Ci limiteremo alla registrazione nel nuovo linguaggio di programmazione.

Registrare una macro significa, in pratica, affidare a Excel il compito di memorizzare (registrare), a partire da un certo punto, tutte le operazioni e i passaggi che si effettuano in una specie di “protocollo”, in modo da poter poi ripetere in un altro momento la stessa sequenza.

Come al solito, la cosa migliore è descrivere il procedimento in base a un piccolo esempio. Supponiamo che per un certo lavoro, da svolgere a ogni fine mese, servano tre determinate cartelle di lavoro. Invece di aprire singolarmente le cartelle, il lavoro lo si vuole affidare a una macro, che deve configurare inoltre la finestra in modo che tutte e tre le cartelle siano visibili contemporaneamente.

In pratica conviene svolgere una prima volta a mano tutti i passaggi, in modo da evitare poi possibili intoppi nel corso della registrazione.

Per avviare la registrazione si sceglie Strumenti/Registra macro. Innanzitutto viene richiesto di assegnare un nome alla macro: conviene usare qualcosa di mnemonico.   Excel propone anche una combinazione di “tasti rapidi”. La macro potrà allora venire avviata con la pressione di Ctrl+ tasto prescelto.

Poi bisogna decidere se la macro deve essere registrata nella cartella di lavoro attiva, in una nuova cartella o in una speciale cartella per le macro.

L’ultima opzione è da preferire quando la macro non verrà utilizzata solo entro una singola cartella. Questo è il caso del nostro esempio.

Una volta data la conferma finale, si può cominciare la registrazione. A partire da questo momento si eseguono le operazioni che permettono l’apertura successiva dei tre file e la loro configurazione entro una stessa finestra.

Giunti alla fine delle operazioni si arresta la registrazione con il comando Strumenti/Registra Macro/Ferma registrazione oppure con un clic sull’icona con un quadratino nero.

In alternativa è anche possibile scegliere strumenti>macro>termina registrazione.

Una volta dato uno sguardo generale al modo in cui si crea una macro, e bene capire come funziona. Le istruzioni che seguono mostrano come creare una macro che selezioni l’intervallo in uno dei fogli di lavoro e lo stampi.

1. Aprire il foglio di lavoro al quale si desidera applicare la macro.

2. Scegliere strumenti>macro>registra nuova macro.

3. Dalla finestra di dialogo registra nuova macro digitare Stampaselezione nella casella di testo nome macro.

4. Fare clic sulla casella scelta rapida da tastiera e inserire qualsiasi tasto desiderato per attivare la macro.

5. Dopo aver fatto clic sul pulsante ok, si passerà alla scelta delle opzioni necessarie per stampare l’intervallo.

6. Selezionare l’intervallo di dati del foglio di lavoro e scegliere File>stampa, visualizzare così la finestra di dialogo Stampa.

7. Dalla sezione Stampa scegliere selezione.

8. Fare clic sul pulsante ok. In questo modo si potrà stampare l’intervallo selezionato del proprio foglio di lavoro.

9. Fare clic sul pulsante termina registrazione per concludere la registrazione.

Da questo momento in avanti, sarà possibile selezionare e stampare ripetutamente lo stesso intervallo del foglio di lavoro, semplicemente eseguendo la macro. Per vedere il funzionamento di tale processo premere la combinazione di tasti segnati alla macro oppure scegliere strumenti>macro>macro. Dalla finestra di dialogo macro selezionare la macro denominata Stampaselezione e quindi fare clic sul pulsante esegui macro. Entrambi i metodi apriranno la macro e l’intervallo del foglio di lavoro sarà stampato. L’utilità della macro consiste. Nel rendere automatica qualsiasi attività svolta regolarmente, come quella descritta.

Se la registrazione è stata effettuata con l’opzione Cartella macro personalizzata la macro verrà salvata in un file di nome PERSONAL.XLS nella directory di avviamento XLSTART.

In questo modo il file viene caricato automaticamente, ma non visualizzato. Può essere reso visibile se si usa Finestra/Scopri.

Il foglio di un modulo è una finestra di testo e la macro può essere elaborata come un normale testo. Un clic del mouse pone il puntatore nel punto dove si vuole inserire o modificare qualcosa, quando necessario.

Se si è scelto di registrare entro la cartella di lavoro attiva, Excel inserisce automaticamente prima del foglio tabella attivo un foglio per il modulo Visual Basic.

Una volta che una macro è stata registrata, può essere impiegata in un momento qualsiasi. Se la registrazione è stata salvata entro la cartella attiva o un’altra cartella, la macro è disponibile quando la relativa cartella è aperta. Se è stato previsto, compare anche la relativa opzione di menu sotto Strumenti. Se nella registrazione è stata assegnata una combinazione di tasti, può essere impiegata per eseguire la macro.

La terza possibilità di avviamento di una macro è con il comando Strumenti/Macro. La finestra di dialogo contiene i nomi delle varie macro disponibili nella sessione: basta selezionare quella desiderata e fare clic su Esegui.        

L’avviamento di una macro risulta ancora più comodo se la si associa ad un particolare pulsante. Per una macro richiesta entro una certa cartella tale pulsante può essere collocato direttamente sul foglio tabella. Per fare questo, si traccia per trascinamento un riquadro per un pulsante entro il foglio tabella, dopo avere fatto clic sull’icona Crea Pulsante nella barra strumenti Finestra di dialogo.

Non appena si rilascia il pulsante del mouse compare una finestra di dialogo, in cui si può assegnare una macro al pulsante. Se necessario, la macro può anche venire registrata a questo punto.

Dopo la conferma su OK si fa clic sul pulsante e si sovrascrive il nome di default. Per concludere si fa clic su una qualunque cella. In questo modo l’assegnazione e completata. Se in seguito si porta il puntatore del mouse sul pulsante esso assume la forma di una manina. Un clic porta all’esecuzione della macro.

Per modificare in seguito il pulsante si fa clic su di esso tenendo premuto Ctrl. Invece di usare un pulsante si possono anche inserire altri elementi di una finestra di dialogo nel foglio tabella, per esempio pulsanti di opzione alternativa. Anche le selezione di una macro a un oggetto grafico è un’operazione che può talvolta rivelarsi utile. Tale associazione, peraltro, rende facile da ricordare la propria macro, soprattutto nel caso se ne utilizzino molte. Si fa clic sul simbolo dell’elemento nella barra Finestra di dialogo e si crea per trascinamento un piccolo rettangolo per il pulsante di opzione. Poi si fa subito clic sull’oggetto evidenziato, per modificarne l’iscrizione. Un clic fuori di esso conclude le modifiche.

Un nuovo clic con il pulsante destro riapre l’oggetto, e poi si sceglie il comando Assegna macro. Scegliere la macro desiderata, oppure registrarla al momento.

Per modificare la struttura dell’oggetto si usa il comando Formato oggetto. Nella scheda Controllo si trovano le opzioni speciali per l’elemento.

Anche per i vari pulsanti di opzione si procede in modo analogo.

In modo simile si possono inserire in un foglio tabella anche altri elementi di controllo quali barre di scorrimento o caselle di selezione. Tali elementi possono venire associati all’esecuzione di macro, ma anche alla visualizzazione di valori. I valori verranno mostrati nella cella specificata sotto Collegamento cella.

Associazione di un’icona a una macro

Se una certa macro può essere utile in diversi fogli di lavoro, conviene associarla a una specifica icona. Si usa la stessa finestra di dialogo che serve per associare un pulsante in un foglio tabella.